BUSKİ’de belge yönetimi ve arşiv eğitimi

BUSKİ, kurumsal gelişim ve değişime katkı sağlamak maksadıyla sürdürdüğü eğitimlerine, belge yönetimi ve arşivcilik eğitimini de ekledi.

BUSKİ Genel Müdürlüğü, personelin gelişimine yönelik sürdürdüğü kurumsal eğitimlerde bir yandan mevcut eğitimleri güncellerken, diğer yandan yeni eğitimlerle personelin gelişimine katkı sağlıyor. BUSKİ, uzun bir zaman önce bütün yazışmalarını elektronik belge yönetim sistemi üzerinden yürütmeye başladı. Gelişen ve değişen ihtiyaçlar doğrultusunda sistemi güncelleştirerek, evrak yazışmalarını dijital ortam üzerinden sürdürdü.

Teknoloji ve mevzuatta yaşanan değişikliklerin ışığında; Cumhurbaşkanlığı Devlet Arşivleri Başkanlığından Arşiv Uzmanı Ahmet Akbayır ve Fatih Yılmaz tarafından verilen eğitimlerde; günümüzde kurumların başarılarını devam ettirebilmeleri için sahip olduğu, kullandığı bilgileri çeşitli ortamlar üzerine kaydetmeleri gerektiği gerçeğinden hareketle belgelerin önemi, belge yönetimi, belgelerin korunması, saklanması ve arşivcilik konuları üzerinde duruldu.

Arşiv Uzmanı Ahmet Akbayır, ’’Belgeler kurumların en önemli kaynaklarını oluşturur. Buradan hareketle belgelerin düzenlenmesi, korunması ve doğru şekilde kullanımını sağlamak amacıyla belge yönetimi kavramı ortaya çıkmıştır’’ dedi.

Gerçekleştirilen bu eğitimle katılımcıların çeşitli kazanımlar elde edeceğine vurgu yapan Arşiv Uzmanı Fatih Yılmaz ise, eğitimin amacını şu şekilde sıraladı:

’’Elektronik Belge Yönetim Sistemi’nde var olan ve oluşmakta olan belgelerin kontrolünün sağlanması, kullanılmak istendiğinde belgenin erişimini kolaylaştırması, geçerliliğini kaybetmiş bilgilerin korunmasının sağlanması, birimlerin elinde bulunan arşiv malzemesi ile ilerde arşiv malzemesi haline gelecek arşivlik malzemenin tespit edilmesi, herhangi bir sebepten dolayı bunların kayba uğramaması, gerekli şartlar altında korunmalarının temini ve milli menfaatlere uygun olarak devletin gerçek ve tüzel kişilerin, ilmin hizmetinde değerlendirilmesi, muhafazasına lüzum görülmeyen malzemenin ayıklama ve imhası ile ilgili usul ve esasları öğretmektir”